Na otázku „kolik stojí firemní večírek“ neexistuje jedna částka. Večírek pro třicet lidí v salonku restaurace a večírek pro sto hostů na lodi s kapelou dělí několik řádů. Můžeme ale ukázat, z čeho se rozpočet skládá, které položky ho nejvíc ovlivňují a kde se dá ušetřit.
Hlavní položky rozpočtu
Každý firemní večírek se skládá ze stejných stavebních kamenů. Jejich poměr se liší podle typu akce, ale pořadí důležitosti bývá podobné.
- Jídlo a pití. Obvykle největší položka, často třetina až polovina rozpočtu. Rozhoduje forma (raut, servírovaná večeře, food stánky), délka akce a nápojový balíček.
- Prostor. Pronájem, nebo minimální útrata, kterou musíte v podniku utratit. V Praze se cena výrazně liší podle lokality, dne v týdnu a sezóny.
- Program. DJ, kapela, moderátor, fotokoutek, casino nebo aktivity. Tady se dá udělat velký rozdíl v atmosféře za rozumné peníze.
- Technika. Ozvučení, světla a projekce. Některé prostory je mají v ceně, jinde se platí zvlášť.
- Výzdoba a doplňky. Květiny, tematická výzdoba, jmenovky, dárky pro hosty.
- Doprava. Autobus na místo, nebo taxíky domů – na konci večera to hosté ocení nejvíc.
- Organizace. Práce agentury nebo čas vašich lidí, kteří akci připravují vedle své práce.
Co cenu ovlivňuje nejvíc
- Termín. Páteční a sobotní večery v prosinci jsou nejdražší a nejdřív obsazené. Čtvrtek nebo začátek prosince bývá výrazně dostupnější.
- Počet hostů. Některé náklady rostou s každým hostem (jídlo, pití), jiné jsou pevné (DJ, technika). U menších akcí proto vychází cena na osobu vyšší.
- Délka akce. Každá hodina navíc znamená víc nápojů, obsluhy a pronájmu.
- Míra „wow“. Netradiční prostor nebo velké jméno v programu je zážitek, ale i výrazná položka.
Jak spočítat rozpočet na osobu
Praktický postup: sečtěte položky, které rostou s počtem hostů (jídlo, pití, obsluha), a vydělte je počtem lidí. Pevné položky (prostor, program, technika, organizace) přičtěte zvlášť. Hned uvidíte, jestli se vyplatí pozvat víc lidí, nebo raději investovat do programu.
Tip: Počítejte s rezervou kolem 10 % na nečekané věci – víc hostů, delší večer, změnu počasí u venkovní akce.
Kde ušetřit, aniž by to hosté poznali
- Vyberte čtvrtek místo pátku, nebo listopad místo prosince.
- Místo plného rautu zvolte food stánky – lidé se víc hýbou a mluví spolu.
- Nápojový balíček na pevný čas bývá výhodnější než konzumace podle spotřeby.
- Prostor s vlastní technikou ušetří pronájem i dopravu techniky.
- Jeden silný bod programu udělá víc než pět průměrných.
Kdy se vyplatí agentura
Agentura zná ceny a kapacity prostorů, má ověřené dodavatele a ví, kde se dá vyjednat lepší podmínky. Hlavně ale ušetří desítky hodin času, které by jinak akci věnovali vaši lidé. U nás je první konzultace i návrh s rozpočtem po položkách zdarma.
Chcete vědět, kolik bude stát váš večírek?
Pošlete nám termín, počet hostů a představu. Připravíme návrh s rozpočtem po položkách zdarma.
